对于涉及到签字的文件如董事会决议个人委托书加章转递需要本人赴港面签

香港文书拿到内地使用有着严格的规范，中国司法部为了保证香港文书的真实有效性，委托了数百位香港律师作为委托公证人来办理送往内地文书的公证，同时在香港设立办事机构-中国法律服务香港有限公司对香港公证人的公证书加以监督。

在办理香港公证文书时提供的文件根据不同的公证内容而不同：

1、个人证件类的

如香港结婚证，出生证，身份证等，需要提供证件的原件及当事人身份证件复印件；

2、香港公司文件

对于在政府备案的文件，如注册证书，章程等无需提供原件，律师可以查册，对于其他公司文件需要提供原件。

3、签字类文件

对于的涉及到签字的文件，如董事会决议，跟人委托书等，需要本人赴港面签。

案例：一香港客户致电我司，说要委托我们国内律师起诉一家南京公司，事情是这样的：香港公司与国内公司一直有着生意上的往来，因需建立并保持贸易往来签订了《采购合同》，因被告也就是中国一家公司欠原告(香港公司）货款并赔偿逾期付款违约金，约定由原告向被告提供货物，被告依约支付货款。在合同履行过程中，双方就供货付款事宜进行了具体商议及确认，约定由被告向原告的账户支付货款。自去年期间，被告收到原告方提供的产品，并向原告支付了部分货款。截止目前，被告仍拖欠原告货款计N美元。原告多次催要未果，为维护原告的合法权益，决定起诉这家南京公司特委托我司代办这件事情。

中国公司作为被告，就应对公司的主体资格进行公证认证，即应提供如下文件公证认证：1、注册证书（CI）2、商业登记证书（BR）3、周年审报表（NAR1）4、修订的周年审报表（NAR1）5、（ND2B）6、公司章程7、董事会决议8、法定代表人身份证9、起诉状10、证据目录11、授权书，

办理流程：

1、中国委托公证人公证

2、中国法律服务香港有限公司的加章专递。

香港公证涉及到签字文件时，需要由公司董事去香港律师事务所面签，如果董事不方便去香港，也可以通过视频见证董事签字，然后签字原件寄香港由公证人公证、中国法律服务（香港）有限公司加章转递。

香港公司主体文件公证认证所需时间：8到10个工作日。

中国贸促会的主要职责是，落实国家有关重大发展战略，促进对外贸易、双向投资和经济技术合作；推进与境外对口机构机制化合作；接待境外高层次经贸代表团来访，组织中国经贸代表团出访；管理全国出国举办经贸展览会，负责中国参加国际展览局和世界博览会事务；举办和组织企业参加经贸展览会、论坛、洽谈会及有关国际会议；在外经贸领域代言工商，参与经贸政策法规制定、对外经贸谈判和国际商事规则制定；开展法律顾问、商事调解、经贸和海事仲裁等工作，签发和出具出口商品原产地证明书、对外贸易有关文件和单证，提供专利申请、商标注册、诉讼维权等知识产权服务；组织产业和企业应对经贸摩擦；提供经贸信息、经贸培训等服务。

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